Messaging: auf Messenger- und Instagram-Nachrichten mit GMB Club antworten

Für wen das ist: Kunden erreichen Sie über Messenger oder per Instagram-DM und Sie möchten diese Konversationen mit denen anderer Standorte / Teammitglieder zentralisieren. Sie möchten außerdem KI-Antwortvorschläge, automatische Sortierung nach Typ und E-Mail-Erinnerungen, falls Sie das Antworten vergessen.

Was Sie tun werden: Messaging öffnen, auf eine Nachricht antworten, die KI-Präferenzen konfigurieren und den Benachrichtigungsrhythmus verstehen.

Auf Messaging zugreifen

Klicken Sie im Dashboard auf die Karte "Messaging" oder verwenden Sie das Sprechblasen-Symbol oben rechts auf der Seite.

URL: /messagerie

Der Header zeigt:

• Titel "Messaging" + Untertitel "Centralize your Messenger, Instagram and WhatsApp conversations in a single inbox."
• Umschalter "Messages" (orange, aktiv) / "Tracking" in der Mitte
• Link "Facebook, Instagram to reconnect here", wenn ein Konto seine Verbindung verloren hat
• Zahnrad-Symbol rechts — Verknüpfung zu Settings › Messaging settings

2-Spalten-Layout

Wenn Sie noch keine Nachricht haben: "No conversations yet" in der linken Spalte.

Voraussetzung: Facebook und Instagram verbinden

Damit Messaging Nachrichten empfangen kann, muss der Standort mit Facebook (Seite) und/oder Instagram (Business-Konto) verbunden sein. Zur Verbindung siehe Doc 4 — Social Media.

Erforderliche Berechtigungen: Beim Verbinden von Facebook fragt GMB Club nach der Berechtigung, Nachrichten zu lesen und zu schreiben (zusätzlich zu den Veröffentlichungsberechtigungen). Wenn Sie beim Zustimmungsschritt von Meta ablehnen, kann Messaging nicht funktionieren.

Auf eine Nachricht antworten

Wenn eine Konversation eingeht:

1. Sie erscheint in der linken Spalte mit:

   • dem Avatar des Kunden (falls er ein Meta-Foto hat)
   • seinem Meta-Namen (z. B. Marie D., Pierre M.)
   • einer Vorschau der letzten Nachricht (1 Zeile)
   • dem Zeitstempel der letzten Nachricht (5 min ago, Yesterday 2pm, Mon May 19)
   • dem Plattform-Symbol (Messenger oder Instagram)
   • einem Ungelesen-Badge (blauer Punkt), falls noch nicht gelesen

2. Klicken Sie auf die Konversation in der linken Spalte → der Verlauf wird rechts angezeigt

3. Im Eingabebereich unten rechts:

   • Geben Sie Ihre Antwort ein
   • Button "Use suggestion" (falls in den Einstellungen aktiviert) → die KI schlägt eine kontextbezogene Antwort vor
   • Senden-Button (orangefarbenes Papierflugzeug)

4. Die Nachricht geht sofort an Meta. Der Kunde erhält sie innerhalb einer Sekunde in seinem Messenger/Instagram.

Der Tab "Tracking"

Wechseln Sie zum Tab "Tracking" (oben, neben "Messages").

Das ist eine Dashboard-Ansicht Ihrer Konversationen:

Diese Ansicht ist nützlich für Teams / Community-Manager: Sie sehen schnell, worauf Sie sich konzentrieren sollten.

Die Messaging-Einstellungen konfigurieren

Gehen Sie zu Settings (Auswahl oben) und klicken Sie dann in der linken Seitenleiste auf "Preferences" (unter MESSAGING).

URL: /dashboard/parametres#messagerie

Sie sehen den Bereich "Messaging settings" mit dem Untertitel "AI suggestions, conversation sorting and notifications".

Die 3 Hauptschalter

Erinnerungsverzögerung

Feld "Reminder email delay (hours)" — standardmäßig 2 Stunden.

Wenn ein Kunde um 14 Uhr schreibt und Sie bis 16 Uhr nicht geantwortet haben, sendet GMB Club eine Erinnerungs-E-Mail an die konfigurierte Adresse.

Benachrichtigungs-E-Mail

Feld "Notification email" — standardmäßig die Konto-E-Mail ([email protected] im Demo-Konto).

Sie können die E-Mail Ihres Teams / Community-Managers / Ihre eigene festlegen, je nachdem, wer das Messaging überwacht.

Deaktivieren, wenn Sie das Messaging anders verfolgen: Wenn Sie über die Meta-Business-Suite-App, direkt in Instagram oder mit einem anderen System antworten, deaktivieren Sie den Schalter "Email notifications", um doppelte Erinnerungen zu vermeiden.

KI-Vorschläge: wie sie funktionieren

Wenn der Schalter "Automatic reply suggestions" aktiviert ist, ruft GMB Club bei jeder eingehenden Nachricht die KI auf mit:

1. dem Nachrichtentext des Kunden
2. dem jüngsten Verlauf der Konversation (die letzten 10 Nachrichten)
3. den Infos Ihres Standorts (Name, Adresse, Geschäftstyp, Öffnungszeiten)
4. Ihren AI Settings (Tonalität, Sprache)
5. Ihren individuellen KI-Anweisungen (siehe Settings › AI Settings)

Die KI generiert 1 Vorschlag. Er erscheint im Eingabebereich der Konversation als Entwurf, den Sie:

• unverändert senden können (durch Klick auf das Papierflugzeug)
• im Eingabebereich bearbeiten können
• neu generieren können (erneut der Button "Use suggestion" für eine Variante)
• ignorieren können (geben Sie Ihre eigene Antwort ein)

Automatische Sortierung: wofür sie da ist

Wenn der Schalter "Automatic conversation sorting" aktiviert ist, liest die KI die erste Nachricht des Kunden und weist einen Typ zu:

Jede Konversation trägt dieses Label in der linken Spalte. Nützlich, um Ihren Tag zu ordnen: Beginnen Sie mit den Priority-Fällen, delegieren Sie den Spam usw.

Diese Sortierung ist ein Richtwert: Die KI liegt manchmal falsch. Sie können bei Bedarf manuell neu klassifizieren (Rechtsklick auf die Konversation → Change type).

Empfohlener Arbeitsablauf

Für einen Einzelhändler im Alleingang

1. Aktivieren Sie alle Optionen (Suggestions, Sorting, Notifications)
2. Tragen Sie Ihre geschäftliche E-Mail in Notification email ein
3. Erinnerungsverzögerung = 2 Std. (oder 4 Std., wenn Sie etwas länger warten können)
4. Beantworten Sie morgens alle Konversationen des Vortags und kümmern Sie sich sofort um die Priority-Fälle, sobald Sie die Erinnerung erhalten

Für ein Team / eine Agentur

1. Deaktivieren Sie die E-Mail-Erinnerungen
2. Aktivieren Sie Sorting → nutzen Sie die Typen zur Verteilung (Priority = Chef, Questions = Team)
3. Aktivieren Sie AI Suggestions → verkürzt die Antwortzeit

Für einen Community-Manager einer Agentur (Multi-Kunde)

1. Aktivieren Sie Email notifications für Ihre persönliche E-Mail
2. Aktivieren Sie Sorting, um Kunden mit Dringlichkeit sichtbar zu machen
3. Deaktivieren Sie AI Suggestions, wenn Sie Ihre Tonalität lieber manuell Kunde für Kunde kalibrieren

Häufige Probleme

"Facebook, Instagram to reconnect here" → Die Verbindung ist abgelaufen oder Sie haben den Zugriff bei Meta widerrufen. Klicken Sie auf den orangefarbenen Link "here" → Sie werden zu Settings › Connections weitergeleitet → verbinden Sie Facebook/Instagram erneut.

Meine Instagram-Nachrichten kommen nicht an, obwohl Facebook funktioniert → Klassische Ursache: Ihr Instagram-Konto ist kein Business-Konto oder ist nicht mit einer Facebook-Seite verknüpft. Prüfen Sie das in der Meta Business Suite. Instagram-Messaging über ein externes Tool erfordert ein Instagram-Business-Konto (nicht Creator, nicht Privat), das mit einer Seite verknüpft ist.

Die KI-Vorschläge geben mir seltsame Antworten → Prüfen Sie Ihre AI Settings › Custom instructions. Je präziser (Tonalität, förmlich/locker, Werte, zu vermeidende Formulierungen), desto besser. Die KI stützt sich in erster Linie darauf.

Die Erinnerungs-E-Mail kommt zu oft / zu selten → Passen Sie das Feld "Reminder email delay (hours)" an. 1 Std. = sehr reaktiv, 6 Std. = entspannt. Über 24 Std. hinaus ergibt es keinen wirklichen Sinn.

Die automatische Sortierung liegt jedes Mal falsch → Deaktivieren Sie den Schalter. Sortierung ist bei großem Volumen nützlich (100 Konversationen/Tag), nicht im kleinen Maßstab.

Ich möchte, dass mein Team für mich antwortet — haben sie Zugriff? → Geben Sie ihnen Zugriff über einen Freigabecode auf der Marke (siehe Doc 12 — Settings, Abschnitt Sharing). Sie haben genauso Zugriff auf Messaging wie Sie.

Wie sehe ich alte Konversationen (von vor der Verbindung mit GMB Club)? → Sie sehen sie erst ab dem Verbindungsdatum Ihres Facebook-/Instagram-Kontos mit GMB Club. Ältere bleiben in der Meta Business Suite und sind separat zugänglich.